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Wie Sie ein Controlling für einen Haushaltssicherungsprozess mit Excel aufbauen (inklusive Vorlage)

Wie Sie ein Controlling für einen Haushaltssicherungsprozess mit Excel aufbauen (inklusive Vorlage)

Sie haben mit viel Anstrengung einen Plan zur Konsolidierung der Finanzen Ihrer kirchlichen Organisation aufgestellt und präsentieren die Ergebnisse in ihrem Aufsichtsgremium (Kirchensteuerrat, Synode etc.). Das Gremium ist erfreut, doch bekräftigt seine Forderung, regelmäßig über den Fortschritt unterrichtet zu werden. Spätestens jetzt wird es Zeit, ein Controlling für den Haushaltssicherungsprozess zu entwickeln.

Zu einem effektiven Controlling-Konzept gehört ein digitales Werkzeug, mit dem Sie die Daten erfassen, analysieren und für die Berichterstattung aufbereiten können. Möglicherweise nutzen Sie bereits ein ERP-System (bspw. von SAP), doch oft passen die dort festgelegten Strukturen der Kostenstellen und Berichtsformate nicht zu den spezifischen Anforderungen des Controllings. Änderungen an solchen Systemen sind oft arbeits- und zeitaufwendig. Hier bietet sich ein pragmatisches Vorgehen mit einer einfachen, aber flexiblen Lösung wie Excel an.

In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Excel-Controlling-Tool für die Umsetzung der Ergebnisse Ihres Haushaltssicherungsprozesses aus einer Vorlage entwickeln, welche wir Ihnen weiter unten zur Verfügung stellen. Zudem geben wir Ihnen wichtige Tipps, wie Sie das Excel-Tool optimal anwenden. Wichtig ist hier der Hinweis, dass für ein erfolgreiches Controlling eines Haushaltssicherungsprozesses sicherlich ein technisches Tool allein nicht ausreicht. Wohl noch wichtiger sind die menschlichen und kommunikativen Aspekte, welche damit verbunden sind, die vereinbarten Maßnahmen auch wirklich in die Umsetzung zu führen. Mit diesen Fragestellungen haben wir uns in anderen Publikationen auseinandergesetzt: u.a. im Themenfeld Controlling oder Strategie. Im Fokus dieses Beitrags stehen die technische Realisierung des Controllings.

Was ist ein Haushaltssicherungsprozess?

Ein Haushaltssicherungsprozess ist ein strukturierter Ansatz, um die finanzielle Gesundheit einer Organisation zu sichern und zu verbessern. Es handelt sich dabei um einen Prozess, bei dem systematisch Maßnahmen geplant, implementiert und überwacht werden, um ein Haushaltsdefizit zu vermeiden oder abzubauen. Ziel ist es, eine nachhaltige finanzielle Stabilität zu gewährleisten und damit die langfristige Erfüllung der Aufgaben und Ziele Ihrer kirchlichen Organisation zu sichern.

Wichtigste Elemente eines Haushaltssicherungsprozesses:

  1. Ist-Analyse: Zunächst wird eine Bestandsaufnahme der aktuellen finanziellen Situation durchgeführt. Dies beinhaltet die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben sowie die Identifikation von Defiziten und finanziellen Engpässen.
  2. Planung: Basierend auf der Ist-Analyse werden finanzielle Ziele definiert und Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele geplant. Dazu gehört die Festlegung von Sparzielen, die Reduktion unnötiger Ausgaben, die Identifikation von Möglichkeiten zur Steigerung der Einnahmen (bspw. Vermögensumstrukturierungen oder Anpassung der Refinanzierungen) und Investitionen (bspw. in Digitalisierung).
  3. Maßnahmenentwicklung: Konkrete Maßnahmen werden entwickelt und bewertet, um die geplanten Finanzziele zu erreichen. Diese Maßnahmen können sowohl kurzfristige Einsparungen als auch langfristige strukturelle Veränderungen umfassen.
  4. Umsetzung: Die geplanten Maßnahmen werden implementiert. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen und Verantwortlichen der Organisation.
  5. Überwachung und Kontrolle (Controlling): Der Fortschritt der Maßnahmen wird fortlaufend überwacht und überprüft. Abweichungen vom Plan werden analysiert und es werden gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen.
  6. Berichterstattung: Regelmäßige Berichte werden erstellt, um den Fortschritt zu dokumentieren und den Entscheidungsträgern transparente Informationen zur Verfügung zu stellen. Diese Berichterstattung kann auf Grundlage eines Controlling-Tools erfolgen.

Doch was genau ist unter Punkt 5 zu verstehen – also dem Controlling für einen Haushaltssicherungsprozess? Wie kann ein Controlling-Tool hier unterstützen?

Ein Haushaltssicherungsprozess setzt verbindliche Ziele für die unterschiedlichen Bereiche einer Organisation, um ein aktuelles oder drohendes Defizit im Haushalt abzuwenden. Ein Controlling soll sicherstellen und überprüfbar machen, ob die Einsparziele und sonstige Anpassungen erreicht werden und wo ein Nachsteuern nötig ist.

Das Controlling während der Umsetzung eines Haushaltssicherungskonzeptes erfüllt drei grundlegende Funktionen:

  1. Planung: Mithilfe von Planung wird die zukünftige finanzielle Entwicklung der Organisation und ihrer Bereiche prognostiziert. Planung ist zukunftsbezogenes Entscheiden und die Koordination der zugehörigen Aktivitäten.
  2. Kontrolle: Planung und Kontrolle sind eng verbunden. Kontrolle prüft, ob die Annahmen richtig waren und ob die geplanten Maßnahmen ihre Wirkung entfalten. Dies erfolgt durch Soll-Ist-Vergleiche und die Ergreifung von Maßnahmen, um vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand zu gelangen.
  3. Information & Unterstützung: Führungskräfte benötigen verlässliche Informationen für ihre Entscheidungen. Controlling liefert betriebswirtschaftliche Kennzahlen, Bewertungen und Berichte, um Planung und Kontrolle zu unterstützen.

Ein digitales Controlling-Tool ist dabei ein wichtiges Hilfsmittel:

  • Es dient als Kommunikationsinstrument, indem es Standards für die Datenerfassung und -analyse festlegt.
  • Es ermöglicht das Erfassen und Auswerten heterogener Daten auf standardisierte Weise.
  • Es automatisiert die Datenanalyse und -prognose, sowie die Berichtserstellung und macht diese flexibel, dynamisch und zeitsparend.

Wie genau verläuft der Controlling-Prozess für einen Haushaltssicherungsprozess?

Schritt 1: Grundlagen vereinbaren

Zu Beginn des Haushaltssicherungsprozesses sollten – insofern diese noch nicht vorliegen – allgemeingültige Grundlagen und Planungsprämissen festgelegt werden, um eine Vergleichbarkeit der Analysen zu gewährleisten. Dies beinhaltet insbesondere:

  1. Bündelung von Kostenstellen: Identifizieren und strukturieren Sie die Kostenstellen und ordnen Sie diese den jeweiligen Bereichen der Organisation zu.
  2. Bestimmen der IST-Werte: Legen Sie den Ausgangszeitpunkt für die weitere Planungen fest und bestimmen Sie die entsprechenden finanziellen IST-Werte.
  3. Erwartete Kostenentwicklungen (WIRD-Werte): Bestimmen Sie die erwarteten Kostenentwicklungen je Kostenart, z.B. Lohnerhöhungen durch Tarifabschlüsse, faktorbedingte Zuweisungen, Inflation, Personalentwicklungen.

Schritt 2: Basisszenario der Planung erstellen

Anschließend erstellen Sie das Basisszenario der Planung:

  1. Hochrechnung der IST-Werte: Durch die Hochrechnung der IST-Werte mit den erwarteten Steigerungsraten ergibt sich das Basisszenario.
  2. Analyse möglicher Defizite: Prüfen Sie, wie sich die Kosten ohne Haushaltssicherungsmaßnahmen entwickeln würden. Dies zeigt auf, welches Haushaltsdefizit zu erwarten wäre.

Schritt 3: Maßnahmen zur Defizitreduzierung entwickeln

Um das drohende Defizit zu vermeiden, müssen Maßnahmen geplant werden:

  1. Maßnahmen zur Ausgabensenkung und Einnahmensteigerung entwickeln: Identifizieren Sie potenzielle Maßnahmen zur Reduktion der Ausgaben bzw. Steigerung der Einnahmen.
  2. Finanzielle Auswirkungen bewerten: Bewerten Sie jede Maßnahme hinsichtlich ihrer finanziellen Auswirkungen und ihres Beitrags zur Einsparung bzw. Einnahmensteigerung.

Schritt 4: Werte in das Controlling-Tool eingeben

Die ermittelten Werte und Prämissen werden in das Controlling-Tool eingetragen:

  1. Daten einpflegen: Tragen Sie alle IST-Werte und die erwarteten Kostenentwicklungen bzw. Planungsprämissen ins Controlling-Tool ein.
  2. Szenarien abbilden: Stellen Sie sicher, dass das Tool die verschiedenen Szenarien und Hochrechnungen korrekt abbildet. So ließen sich Szenarien je nach Eintrittswahrscheinlichkeit der entwickelten Maßnahmen unterscheiden (z.B. sehr wahrscheinlich, wahrscheinlich, eher unwahrscheinlich, unwahrscheinlich).
  3. Maßnahmen einpflegen: Jede Organisationseinheit trägt ihre geplanten Maßnahmen und die geschätzten Einsparungen bzw. Einnahmensteigerungen ein.
  4. Gesamtplanung vornehmen: Das Controlling fasst die bereichsspezifischen Planungen zu einer Gesamtplanung zusammen.

Schritt 5: Analyse und Berichterstellung

Nach der Erstellung der Gesamtplanung und Verabschiedung des Haushaltssicherungskonzepts erfolgt in einem regelmäßigen Turnus eine ausführliche Analyse und Berichterstattung:

  1. Abweichungsanalyse: Ermitteln Sie die Abweichungen zwischen den geplanten und den tatsächlichen Werten.
  2. Bericht erstellen: Erstellen Sie einen Bericht, der den aktuellen Stand der Planung und die prognostizierten Werte sowie mögliche Risiken (inhaltlich und finanziell) für die verschiedenen Bereiche sowie die Aufsichtsgremien zusammenfasst.
  3. Beratung: Die Entscheider und Bereichsverantwortlichen diskutieren den Bericht und mögliche Anpassungen.

Nachfolgende Schritte:

Die zuvor genannten Schritte wiederholen sich während der Umsetzung des Haushaltssicherungsprozesses, um fortlaufend nötige Anpassungen zu erkennen und vorzunehmen.

Ist Excel die richtige Lösung für Sie? Die Vor- und Nachteile

Bevor Sie mit einem Excel-Controlling-Tool arbeiten, sollten Sie die Vor- und Nachteile kennen, um zu entscheiden, welche digitale Lösung für Sie die Beste ist.

Vorteile

  1. Kostenvorteil: Excel ist in der Regel bereits in vielen Organisationen verfügbar, da es Teil des Microsoft-Office-Abonnements ist, das geringe Kosten verursacht.
  2. Benutzerfreundlichkeit: Die meisten Menschen haben grundlegende Kenntnisse in Excel. Es ist relativ einfach zu erlernen und bietet zahlreiche hilfreiche Anleitungen im Internet.
  3. Anpassbarkeit: Excel bietet eine Vielzahl an Funktionen, die es ermöglichen, ein Tool an spezifische Bedürfnisse anzupassen. Dies erfordert jedoch Zeit und technisches Know-How.

Nachteile

  1. Manuelle Dateneingabe: Dies ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig.
  2. Begrenzte Skalierbarkeit: Für sehr große Datenmengen oder komplexe Analysen kann Excel an seine Grenzen stoßen.

Wie Sie ein Excel-basiertes Controlling-Tool für Ihren Haushaltssicherungsprozess entwickeln?

Excel-Controlling-Vorlage: Zum Download

Laden Sie zunächst die kostenlose Vorlage herunter. Die Vorlage ist so vorbereitet, dass Sie direkt nach dem Download mit der Einrichtung und Anpassung auf Ihren Bedarf beginnen können. Sollten Sie Interesse an einer angepassten Controlling-Lösung haben, dann kontaktieren Sie uns gerne.

Haben Sie Fragen oder benötigen Unterstützung? Kontaktieren Sie uns! Wir bieten spezialisierte Beratung zur Implementierung und Anpassung Ihres Controlling-Tools an.

Weitere Ressourcen und Unterstützung: Erfahren Sie in unserem Beratungsfeld Finanzen, Immobilien und Controlling, wie wir Sie bei der Optimierung Ihres Controlling-Prozesses unterstützen können.

Die Controlling-Excel-Vorlage verstehen

Die Datei ist so aufgebaut, dass sie eine Verwendung durch die Anwendergruppen „Controlling“ und „Bereichsverantwortliche“ ermöglicht. Weitere Zielgruppen (z.B. Leitungsebene, -gremien) erhalten zwar Ergebnisse aus dem Tool, arbeiten damit aber nicht direkt.

Tabellenblatt in der DateiAnwendergruppe
BereichsverantwortlicheControlling
Anleitung + EinstellungZu verwendende Sicht und Szenario für das Controlling-Tool auswählen
AktionsplanAktionen mit Controlling vereinbaren und nachverfolgenAktionen mit Bereichsverantwortlichen und weiteren Akteuren vereinbaren und nachverfolgen
MaßnahmenHaushaltssicherungsmaßnahmen eintragen und beschreiben sowie finanzielle Auswirkungen der Maßnahme abschätzen
BerichtNach Bedarf Bericht zum Stand der finanziellen Planung erstellen (standardisierte Vorlage)
AnalyseAnalyse mit Pivot dynamisch anpassen und verfeinern
WerteIST- und Plan-Werte für den aktuellen Haushalt eintragen (ausgehend von diesen Werten werden die Plan-Werte für die Folgejahre werden automatisch unter Berücksichtigung der eingetragenen Maßnahmen und Prämissen hochgerechnet)
PrämissenPrämissen der  Planung aktuell halten
Tabelle 1 Anwendung der Tabellen-Blätter in der Vorlage zum Excel-Controlling-Tool durch die Anwendergruppen Bereichsverantwortliche und Controlling

Die Excel-Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen

Schritt 1 – Produktvision und Anforderungsanalyse

Zu Beginn sollten grundlegende Vereinbarungen zum Ziel des Controlling-Tools getroffen werden. Formulieren Sie die Vision für das Tool in einer kurzen Aussage. Hier ein Beispiel:

Vision:
Die Umsetzung der Maßnahmen des Strategieprozesses effektiv und effizient steuern. Stakeholder von der Relevanz und dem Nutzen eines Controllings überzeugen.

Das Tool erfüllt einen konkreten Zweck, welcher sich aus den Anforderungen der Beteiligten am Controlling-Prozess ergibt. Entsprechend sollte die Konstruktion mit einer Stakeholder-Analyse begonnen werden. Dies kann mittels Workshops, Interviews oder Fragebögen erfolgen. Dieses ermöglicht die Ableitung von Anforderungen an das Tool. Nachfolgend ein Beispiel:

StakeholderZieleInteressen
Leitungsebene / -gremienUmsetzung der Maßnahmen ist sichergestelltFortschritt der Zielerreichung ist sichergestelltBei Zielabweichung wurde steuernd eingegriffen…Sehen, dass sich zeitnah etwas verändertNachverfolgen können, dass die Verantwortlichen Initiative ergreifenUnterjährig steuernd eingreifen…
BereichsverantwortlichePrognosen zu den zukünftigen finanziellen Auswirkungen von Maßnahmen sind ermitteltMaßnahmen zur Erreichung des Einsparziels und ihre finanziellen Auswirkungen sind geplantAbweichungen von IST- und PLAN-Zahlen vom SOLL (Zielwerten) werden erkannt…Ziele der Haushaltssicherung erreichen (im Rahmen der gefassten Leitlinien)Planungsmethodik verstehen und anwenden…
ControllingBerichte sind erstelltVerantwortliche sind bei der Planung unterstütztDen Verantwortlichen sind die nötigen Planungsgrundlagen zur Verfügung gestellt…Maßnahmen zur Erreichung der Einsparziel werden erfolgreich geplant und nachgehalten…
Tabelle 2 Beispielhafte Ergebnisse einer Stakeholder-Analyse für ein Controlling-Tool für einen Haushaltssicherungsprozess in einer kirchlichen Organisation

Schritt 2 – Aktionsplan mit den Beteiligten vereinbaren

Controlling ist ein Prozess, bei dem Daten gesammelt, analysiert, Maßnahmen entwickelt und über Abweichungen berichtet wird. Das Tabellenblatt „Aktionsplan“ ist mit typischen Aktivitäten entlang des Controlling-Prozesses vorausgefüllt und sollte an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Es dient dazu den Controlling-Prozess zwischen den Beteiligten verlässlich zu koordinieren.

Schritt 3 – Planungsprämissen ermitteln

Planungsprämissen sollten standardisiert durch das Controlling vorgegeben werden, um Vergleichbarkeit zu ermöglichen. Die IST-Werte werden unter Berücksichtigung der Prämissen durch das Tool zu PLAN-Werten hochgerechnet, wobei Maßnahmen zur Einsparung bzw. Einnahmensteigerung berücksichtigt werden.

Schritt 4 – Maßnahmen inhaltlich und finanziell planen

Für die Planung der Maßnahmen zur Haushaltssicherung wird jede Maßnahme individuell erfasst und einer eindeutigen ID zugeordnet. Maßnahmen werden den Bereichen zugeordnet und deren finanzielle Auswirkungen (Steigerung oder Senkung) berechnet.

Schritt 5 – Prognose und Analyse der Maßnahmen

Die Prognose erfolgt automatisiert durch das Excel-Tool. Im Tabellenblatt „Analyse“ können die Zahlen individualisiert mittels Pivot-Tabelle analysiert werden.

Schritt 6 – Bericht erstellen

Aus den Analysen und der Berichtsvorlage können Berichte für die Entscheider erstellt werden, um den Fortschritt und Abweichungen transparent zu machen. Eine standardisierte grafische Berichtsvorlage bietet das Tabellenblatt „Bericht“. Das Tabellenblatt „Analyse“ ermöglich eine dynamische und individualisierte Berichtserstattung.

5 Tipps für die optimale Nutzung Ihres Excel-Controlling-Tools

  1. Erstellen Sie separate Dokumente je Bereich (gehen Sie dazu die zuvor genannten Schritte… durch) und stellen Sie diese über ein geteiltes Laufwerk oder eine Cloud-Lösung allen Beteiligten zur Verfügung. So können Sie individuell mit den Bereichen zusammenarbeiten und kommunizieren. Zum Abschluss der bereichsspezifischen Planungen können Sie die Daten in einer Excel-Tabelle wieder zusammenführen.
  2. Stellen Sie sicher, dass Bereichsverantwortliche die finanziellen Auswirkungen auf die Zukunft hochrechnen. Es ist wichtig den Zeitpunkt zu bestimmen, an welchem sich eine geplante Maßnahme finanziell auswirkt. Aufgrund erwarteter Kostenentwicklungen sind für die Zukunft veranschlagte finanzielle Auswirkung auch mit den erwarteten Kosten zum Zeitpunkt der Realisierung einzutragen – also aus zukünftiger und nicht heutiger Perspektive. In der Excel-Vorlage im Tabellenblatt „Maßnahmen“ ist dies bereits beim Eintragen der finanziellen Auswirkungen berücksichtigt.
  3. Positionieren Sie sich als Controlling-Abteilung/-Verantwortlicher als Partner und Begleiter für die Fachbereiche und Entscheider. Bieten Sie konkrete Hilfe beim Ausfüllen der Unterlagen, der Planerstellung und der Berichtsinterpretation. So schaffen Sie einen echten Mehrwert für die Beteiligten und stellen gleichzeitig die Korrektheit der Berechnungen sicher.
  4. Verwenden Sie die Vorlage als Standard, um den Prozess der Datensammlung effizient zu gestalten. Achten Sie drauf, dass alle beteiligten mit derselben Vorlage arbeiten und diese nicht verändern bzw. eigene Tabellen oder Nebenrechnungen anstellen. Dieses würde die Zusammenführung deutlich erschweren und eine Nachvollziehbarkeit der Berechnungen durch das Controlling verhindern.
  5. Achten Sie auf die Qualität der Datenbasis. Ein technisch noch so gut durchdachtes Controlling-Tool und ein geübter Controlling-Prozess sind nicht allein Garant für eine qualitativ-hochwertige Planung. Nach der bekannten Phrase aus der Informatik “ Garbage In, Garbage Out“, können falsch Eingaben auch nur zu falschen Ausgaben führen.

Abschließende Überlegungen und Zusammenfassung

Mit einem Excel-Controlling-Tool können Sie flexibel und kostengünstig den Umsetzungsfortschritt im Haushaltssicherungsprozess überwachen und steuern. Verwenden Sie gerne unsere Excel-Vorlage und beginnen Sie mit der Optimierung Ihres Controllings. Sollten Sie Interesse an einer angepassten Controlling-Lösung haben, dann kontaktieren Sie uns gerne!

Dieser Beitrag ist erschienen in der Newsletter-Ausgabe 03/2024 vom 10.10.2024.

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Steffen Hesping

Als Wirtschaftsingenieur und vormaliger Leiter eines Forschungszentrums kennt er sich mit Zahlen aus. Ihn beschäftigt die Frage, wie sich quantitative Informationen für die Steuerung von Kirche nutzbar machen lassen. Zuletzt untersuchte er den Nutzen von Controlling für die Pastoral.